Markt voor Enterprise Content en Document management is toe aan disruptie

Digitale informatie, (big) data en content worden steeds belangrijker. Maar de traditionele leveranciers voor enterprise content management (ECM) en document management (DM) missen de aansluiting op de nieuwe eisen van gebruikers.

Veel organisaties hebben dure, complexe en verouderde ECM- en DM-systemen die niet aansluiten op de behoefte van hun medewerkers.Steeds meer gebruikers weigeren met die systemen te werken en wijken uit naar ‘eigen’ tools die niet aansluiten op de organisatiestandaarden. Dit ondergraaft de governance, verhoogt het risico op security-incidenten en rechtszaken en verlaagt de uiteindelijke productiviteit van de organisatie.

disruption

De Nieuw-Zeelandse DM-expert Aaron Cornelius geeft vijf signalen waaruit blijkt dat de traditionele software voor ECM & Document Management niet langer aansluit op de huidige tijdgeest.

Traditionele leveranciers missen de boot

1. Te veel complexiteit – Gebruikers hebben – terecht – een grondige hekel aan software die zij niet begrijpen. Die complexiteit is bij ECMS’en en DMS’en schering en inslag. In de praktijk komt er daardoor weinig terecht van document management. Hier en daar is er een professional of afdeling die het document management systeem – vaak deels – gebruikt, maar de rest van de organisatie loopt er met een grote boog omheen.

2. Te duur – Zowel de licentie, de inrichting, de verdere uitbreiding als het onderhoud van de software voor ECM en DM is er kostbaar. Dit komt ook door de complexiteit van de software.

3. Te ouderwets – De meeste ECMS’en en DMS’en lopen achter op de manier waarop mensen tegenwoordig informatie creëren, delen en consumeren. De gebruikersinterface ziet er niet uit (dat noemen we met een eufemisme “robuust”), het werkt niet handig en dan is de stap naar alternatieve ‘cloud’ tools snel gemaakt.

4. Te weinig flexibel De traditionele tools voor ECM en DM dirigeren gebruikers te veel naar de werkwijze van het systeem zelf. Men neemt daarom de toevlucht tot e-mail – “met Gmail kan ik tenminste grote bestanden delen en er in het weekend verder aan werken” en ‘huis tuin en keuken’ tools “zullen we Dropboxen?” – met alle security-gevolgen van dien. Het is vaak ook niet mogelijk om content te delen met mensen van buiten de eigen organisatie, wat in deze tijd een gotspe is.

5. Te weinig schaalbaar – Door de complexiteit, kostbaarheid, robuustheid en het gebrek aan flexibiliteit werken organisaties in de praktijk met een conglomeraat aan tools om content te creëren en te delen. Deze content is daardoor versnipperd en van ‘management’ is geen sprake. Men heeft geen vat op de content en de grote plannen die men had bij de introductie van het ECMS of het DMS worden nooit gerealiseerd.

De toekomst voor ECM

Er is zeker een toekomst voor enterprise content management en document management. Mensen en organisaties creëren steeds meer content en die willen zij op het juiste moment kunnen vinden en met elkaar kunnen delen. Mensen willen tools die het gebruiksgemak bieden die zij ‘van thuis’ gewend zijn. Organisaties willen tools die de content beveiligen en die aansluiten op andere informatiesystemen.

De huidige tools voor ECM en DM voldoen te weinig aan die behoefte. De traditionele leveranciers kopen ‘start ups’ of gevestigde bedrijven, maar het lijkt ‘too little, too late’. Het is zeker raadzaam om eens buiten de geëigende Forrester Wave of Gartner Magic Quadrant te kijken en op zoek te gaan naar alternatieve systemen die beter aansluiten op de huidige manier van werken.

De adviseurs van Erik Hartman Communicatie helpen daar graag bij. Wij kennen de markt, hebben verstand van security en architectuur en houden altijd de behoefte van de organisatie en de medewerkers scherp in het vizier.

Lees het volledige artikel van Aaron Cornelius op IDM.net

Lees over onze aanpak in toolselecties