Waar te beginnen met het verbeteren van je digitale werkomgeving dit jaar?

Januari is voorbij en iedereen zit weer in zijn werkritme. Daarom is het een goed moment voor contemplatie en planning. Waar moet je beginnen om dit jaar de digitale werkomgeving te verbeteren?

Hier zijn vier ideeën van StepTwo om je op gang te helpen:

  • Blijf eens een week bij je bureau vandaan
  • Maak een lijst van de top vijf van intranet bugs en -problemen
  • Ontwikkel een strategie en plan vooruit
  • Maak je team klaar voor het aanstaande drukke jaar

 

http://favim.com/image/2147698/

Blijf een week weg van je bureau

Goede intranets sluiten aan op de behoeftes van je personeel. De start van het jaar is de ideale tijd om informeel onderzoek te doen onder je collega’s en stakeholders in de hele organisatie. Daag jezelf daarom uit: ga een week lang niet achter je bureau zitten.

Neem de tijd om met een kop koffie in je ene en een laptop in je andere hand gesprekken aan te gaan met collega’s over het intranet en de hele digitale werkomgeving. Het is belangrijk dat je niet vraagt wat iedereen allemaal zou willen, maar dat je erachter komt wat de daadwerkelijke behoeftes zijn waarin men tekort komt. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld de meer open vorm van intranet needs analysis.

Besteed ook tijd aan de bureaus van de intranet stakeholders: auteurs, content owners, site managers en senior stakeholders. Het gaat erom dat je in kaart krijgt wat er op uitvoerend vlak gebeurt en nodig is, maar ook wat er op organisatieniveau gebeurt het komende jaar.

Maak een lijst van de top vijf van intranet bugs en -problemen

Niet-werkende intranetten worden meestal veroorzaakt door heel veel kleine problemen en niet door een paar grote. Zoek een rustige plek uit en breng je team bij elkaar om tijdens een brainstorm een lijst te kunnen maken van alle bugs en problemen met je huidige intranet.

Als je het intranet voor je hebt zou het niet moeilijk moeten zijn om binnen een uur een behoorlijk lange lijst te kunnen maken.

Nu gaat het erom dat je uit deze waslijst een top vijf kunt opstellen van de grootste problemen die moeten worden aangepakt. Stel jezelf de vraag: welke fix zou het meest door de gebruikers worden toegejuicht?

Het is belangrijk dat de gekozen problemen duidelijk zichtbaar zijn en zich niet ergens achter de schermen bevinden. Op deze manier ontwikkelt je team geloofwaardigheid en het bijbehorende politieke kapitaal.

Ontwikkel een strategie en plan vooruit

Daag jezelf uit om voor het eind van de maand een intranetstrategie te hebben ontwikkeld. Gebruik deze strategie om je jaar vooruit te plannen. Het maakt niet uit of je strategie is uitgewerkt in een compleet document of dat je het op een servet hebt opgeschreven. Zo lang het maar een duidelijk plan bevat voor de rest van het jaar.

Het is lastig, maar belangrijk om voorbij te gaan aan zweverige ambities en heel concreet te bedenken wat er gedaan moet worden en wanneer. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de 6×2 methodologie van StepTwo. Dit is een heel praktische manier van plannen in periodes van 6 maanden, gefocust op criteria (waarom zouden we dit op willen pakken?) en beperkingen (wat weerhoudt ons ervan om dit te verwezenlijken?).

Maak je team klaar voor het aanstaande drukke jaar

Als het afgelopen jaar aanvoelde als een non-stop sprint, hoe kun je er dan voor zorgen dat dit jaar beter te behappen is? Voor een groot deel heeft dit te maken met de manier waarop je tijd is ingedeeld. Neem een stap terug en bedenk hoe je je tijd wil verdelen, welke zaken prioriteit hebben en hoe je de werkdruk kunt verdelen over je team.

Wanneer dit inzichtelijk kan worden gemaakt weet je team waar het aan toe is en is het aan het eind van het jaar duidelijk hoeveel vooruitgang er is geboekt en welke fixes werden afgerond. Maak voor je tijdsplanning gebruik van deze artikelen: how the intranet team should be spending it’s time en managing the workload of the intranet team.

Onthoud: het gaat er niet om een perfect intranet te creëren. Het is belangrijker dat het intranet continu in beweging is en zich ontwikkelt.


Hoe strategisch ben jij?

informatiestrategieINFORMATIESTRATEGIE

Wij helpen de organistiedoelstellingen te vertalen in een informatiestrategie met concrete prestatie-indicatoren. Door de prestaties continu te meten wordt de informatiestrategie steeds meer geoptimaliseerd.

meer over informatiestrategie