Vier tactieken om je interne communicatie effectief te maken

Communicatie-afdelingen liggen zwaar onder vuur. Vooral in interne communicatie wordt bezuinigd en zelfs zwaar gesnoeid. En dat is niet zonder reden: veel (interne) communicatie-initiatieven hebben hun waarde nooit bewezen.

Helaas, want organisaties die significant beter presteren dan hun concurrenten blijken juist hun (interne) communicatie en verandermanagement goed op orde te hebben. Er is dus nog een wereld te winnen voor interne communicatie.

communicatiestrategie

Communicatieprofessionals hebben te lang vastgehouden aan hun interne huisorganen die zij vaak een-op-een kopieerden naar het intranet. Hele beginpagina’s van intranetten zijn volgesmeerd met ‘Nieuws’. Omdat bijna niemand het intranet bezoekt, wordt informatie die men écht moet lezen verzonden via e-mail. Met een stortvloed van e-mails tot gevolg. En zo raakt men van de papieren regen in de digitale drup.

Digitaal is echt anders

De grote verandering is niet het vervangen van papier (analoog) naar een intranet of iets anders ‘digitaals’. De echte verandering is dat interne communicatie door al die digitale middelen, maar ook door een veranderende tijdgeest, veel interactiever werd.

Het is niet meer van deze tijd om alle informatie ‘top down’ te verspreiden via een centraal orgaan. In plaats daarvan moet beter na worden gedacht over een informatiestrategie die wél zijn waarde bewijst. Met een of meerdere tactieken en middelen of kanalen die de interne communicatie beter ondersteunen.

Digitaal raamwerk voor interne communicatie

Het ‘digital channels framework’ zoals StepTwo dat beschrijft, kan helpen bij het ontwikkelen van een betere interne communicatiestrategie. Dit raamwerk bestaat uit vier categorieën:

  1. Eenrichtingsverkeer, zendt massaberichten naar de hele organisatie.
  2. Tweerichtingsverkeer, betrekt de hele organisatie rondom de kernboodschappen.
  3. Conversatie of collaboratie, gebruikt de sociale capaciteiten van nieuwe tools voor digitale interactie en samenwerking.
  4. Direct met het individu, levert gerichte berichtgeving die buiten de complexiteit van de organisatie om gaat.

StepTwo 4 channels.png

Kies de juiste tactiek met het juiste kanaal

Catherine Grenfell legt met het artikel Making digital channels work for internal communications uit wat dit raamwerk inhoudt met praktijkvoorbeelden. Dit raamwerk sluit geen enkele manier van communiceren. Zo maakt zij duidelijk dat eenrichtingsverkeer niet per se verkeerd hoeft te zijn.

Het is wel handig om voor dit soort communicatie niet alleen tekst en afbeeldingen in te zetten, maar ook met video te werken. Een goed voorbeeld is ‘Paypal in 90 seconds’, een videonieuwsbrief die naar alle Paypal-medewerkers wordt gestuurd.

Vergeet de elementaire regels niet

Welke kanalen je ook inzet voor interne communicatie, drie basisregels blijven altijd gelden. Zorg ervoor dat de berichtgeving altijd authentiek, relevant en actueel is. Wie deze regels respecteert en de juiste kanalen inzet, is meer succesvol.

Door de interne communicatie zo strategisch in te zetten – en de resultaten continu te meten en te communiceren – maken communicatieprofessionals wél het verschil in de organisatie.