Blaas de ideeënbus nieuw leven in

Er is veel ‘buzz’ rondom ‘digital transformation’, waarmee men eigenlijk ‘business transformation’ bedoelt. Alles moet anders! Vaak komen deze geluiden van de top van de organisatie, waarbij de inbreng van medewerkers zelf voor het gemak wordt overgeslagen. Er wordt wel aandacht besteed aan de ‘employee experience’ om de verandering zo goed mogelijk te laten verlopen, maar de medewerker krijgt dan in mijn ogen een te passieve rol.

Volgens mij sla je daarmee een essentiële stap over. Medewerkers hebben in hun rol als ‘professional’ namelijk elke dag met de klant te maken. Zij hebben elke dag last van zaken die makkelijk verbeterd kunnen worden. Professionals verstaan hun vak, zijn daarin opgeleid en denken ook elke dag na over hoe het beter kan. Maar hun ideeën worden genegeerd of komen nooit door alle managementlagen heen en bereiken daardoor nooit de top. Dát moet anders!

ideeënbu

O jee, O nee, de ideeënbus!

Als ik dan het woord “ideeënbus” noem, begint iedereen te lachen en met de ogen te rollen. “Dat werkt niet!” “Dat hebben we al geprobeerd!”. Veel mensen denken bij een ideeënbus aan de metalen of plastic bus die vast nog ergens aan een muur hangt en waar een lolbroek een koffiebeker in heeft gepropt.

Daarom was ik zo blij met het StepTwo artikel Ideation applications on the intranet van Catherine Grenfell. Zij illustreert met voorbeelden hoe zo’n ideeënbus wél kan werken op een digitale werkomgeving of intranet. Daar moet je natuurlijk wel het een en ander voor organiseren, maar dat beschrijft ze heel nauwgezet.

Strategische innovatie met de ideeënbus

In het artikel zie je ook drie concrete voorbeelden van succesvolle digitale ideeënbussen, waaronder dat van het Italiaanse bedrijf Luxottica. Met ‘IdeaLab’ wil deze organisatie innovaties ‘bottom up’ realiseren. Het eerste project was het ‘Zero Waste’ project, een strategisch project om de ‘sustainability’ in de hele organisatie te verbeteren. Alle door medewerkers ingebrachte ideeën kregen een score op kostenbesparing, carbon dioxide emissies, marktwaarde, merkreputatie en ricisovermijding. Dit project verliep zeer succesvol. Dus het kan wel werken, zo’n ideeënbus.

Ideeënbus Luxottica
Screenshot courtesy of Luxottica Group.

Een ideeënbus alleen is niet genoeg

Zoals met elke ‘tool’ is het hebben van een ideeënbus alleen niet genoeg. Een ideeënbus is een prima middel om ideeën te verzamelen, delen en te implementeren. Maar zonder duidelijk doel en een actieve betrokkenheid van het senior management heeft het geen enkele zin om ermee te beginnen.

Catherine geeft talloze tips waar je rekening mee moet houden om de ideeënbus succesvol te laten zijn. De drie ‘offline’ randvoorwaarden zijn: steun van het management, ‘end to end accountability’ (het transparant en nauwgezet beoordelen van de ideeën) en een duidelijk doel.

De minimale eisen voor een succesvolle ideeënbus

Een succesvolle ideeënbus biedt de mogelijkheid voor iedereen (!) om een idee aan te brengen, iedereen kan ook reageren en het idee een score geven. Het hoeft niet allemaal ‘fancy’ te zijn, maar de ideeënbus moet wel een redelijk niveau van bruikbaarheid bieden. Daarmee bedoelt Catherine:

  • Een duidelijk formulier om het idee aan te brengen, met een goede balans – en zeker niet te veel! – in verplichte en vrije velden.
  • Interactieve elementen als reageren, scoren, liken, stemmen en volgen.
  • Vertaling naar diverse talen – ook van de opmerkingen! – voor multinationale organisaties.
  • Automatische notificatie per e-mail naar de sponsor en/of het evaluatieteam wanneer een idee is ingebracht of van commentaar voorzien.
  • Een administratieve interface om de ideeën te beheren.
  • Een rappportagemogelijkheid, bijvoorbeeld om alle ideeën rondom een onderwerp in een lijst te zetten.
  • De mogelijkheid om de status en het eigenaarschap van een idee te beheren.
  • En ‘last but not least’: de mogelijkheid om ideeën via een mobiele telefoon in te dienen en van opmerkingen, scores, etc. te voorzien.

Promoot de ideeënbus

Verder is een ‘adoptieplan’ heel belangrijk. Kondig aan dat de ideeënbus er is, vertel de mensen wat er allemaal gebeurt en vooral ook wat er mee wordt gedaan. Niets is zo frustrerend als dat je een idee inbrengt en je hoort er verder niets meer over.

Communiceer ook het succes van een idee. Het is toch geweldig als jouw idee echt een verschil maakt en je daar ook de erkenning voor krijgt. Een ideeënbus is simpel, menselijk en zeer effectief als je het goed inzet.

Ga aan de slag!

Durf je het aan om aan de slag te gaan met een ideeënbus? Lees dan eerst goed het artikel Ideation applications on the intranet dat je kan helpen bij het maken van een stappenplan en het beargumenteren wat de randvoorwaarden zijn. Gebruik ook de schermafbeeldingen uit het artikel om je collega’s te overtuigen.