Is jouw organisatie al klaar voor social (intranet)?

Tools voor social en collaboration kunnen organisaties veel waarde opleveren. Zij helpen om medewerkers te verbinden, hun werkprocessen te stroomlijnen, hun kennis optimaal te delen. De uitdaging is om die tools op het juiste moment in te zetten. Ben je te snel, dan kan weerstand elk initiatief doodslaan. Ben je te langzaam, dan verlies je kansen en momentum.

Intranetexpert James Robertson ontwikkelde een toolkit om te ontdekken hoe ‘social ready’ jouw organisatie is. Het helpt je bij het bepalen van de bereidheid van senior management, ‘key stakeholders’ en medewerkers om gebruik te maken van tools voor social en collaboration.

ready for social

Je kunt deze toolkit gebruiken ter voorbereiding op je informatiestrategie. Als de toolkit tot meer vragen leidt, doe dan direct onderzoek om die te beantwoorden. Bedenk vervolgens een tactiek om de groepen die apathisch of zelfs vijandig tegenover de ‘social’ verandering staan alsnog aan boord te krijgen.

Doelgroepen voor social

James onderscheidt drie groepen die een belangrijke rol spelen in de adoptie van social. Zonder betrokkenheid van alle drie groepen heeft een ‘social’ uitrol geen enkele zin.

  1. Leiders, die de organisatiestrategieën en prioriteiten bepalen. Zij moeten de social adoptie actief ondersteunen en een voorbeeld geven voor de anderen.
  2. Stakeholders, die de voor ‘social’ belangrijkste processen en systemen beheren, zoals HR en  IT. Deze groepen moeten ervan overtuigd zijn dat social hun processen gaan verbeteren in plaats van in de weg staan.
  3. Medewerkers, die actieve en betrokken gebruikers moeten worden van de social en collaboration tools. Zij moeten er van overtuigd zijn dat de tools waarde hebben en hun productiviteit verhogen.

Aan de slag met de social toolkit

De social toolkit is eenvoudig van opzet. Je gebruikt hem als volgt:

  1. Verzamel een groep van mensen, bestaande uit je kernteam en enkele key stakeholders.
  2. Gebruik de toolkit als de basis voor gestructureerde discussies met de groep.
  3. In de vakjes ’emotions’, plaats je de woorden die het beste beschrijven hoe iedere groep zich voelt bij social en collaboration tools. In de toolkit vind je al een lijst van voorbeelden, maar je kunt hier nog je eigen woorden aan toevoegen.
  4. Gebaseerd op de gekozen woorden, rangschik iedere groep op een schaal van -5 (vijandig) via 0 (apathisch) tot +5 (zeer enthousiast).

(artikel gaat verder na deze afbeelding)

StepTwo KMC-Social-Readiness

Schroom niet om nader onderzoek te doen

James waarschuwt ervoor dat de uitkomst van deze sessie niet altijd kraakhelder is. Soms is het nog niet helemaal duidelijk wat de houding is van de doelgroepen is ten opzicht van social en collaboratie. Soms zijn de verschillen binnen de groep heel groot, of is het niet duidelijk waarom men deze houding heeft.

Dit is geen probleem en volgens James misschien wel de waardevolste uitkomst van de sessie. Zijn tip is om direct onderzoek te doen naar het hoe en waarom van de houding van de doelgroepen. In een eerder artikel heeft hij beschreven hoe je dat doet.

Bepaal een tactiek voor elke houding

In het vervolg van het artikel beschrijft James hoe je met elke houding kunt omgaan: van vijandig tot apathisch. Nogmaals, je moet hier echt mee aan de slag als je iets wilt bereiken met social en collaboration.

Bij een vijandige houding is het belangrijk dat je begrijpt waar die afwijzing vandaan komt. Men heeft vaak een perceptie die ergens op is gebaseerd. Ga daar naar op zoek en adresseer het. Ga het gesprek aan en betrek deze stakeholders actief in je project.

Bij een apathische houding moet je heel duidelijk de ‘What’s in it for me?’ beantwoorden.  Geef voorbeelden, organiseer demonstratie en trainingen. En begin vooral klein.

James geeft nog veel meer voorbeelden over hoe je beide houdingen kunt aanpakken. Lees dus vooral het hele artikel van James Robertson over de social toolkit.

Download de social readiness worksheet.