Wie is de eigenaar van jouw digitale beleid?

Digitaal beleid is te groot voor één persoon, zegt Governance-expert Kristina Podnar. Het is zo interdisciplinair dat één persoon onmogelijk in een expert kan zijn in alle aspecten van digitaal beleid. 

Digitaal beleid wordt ‘gedragen’ door meerdere experts en belanghebbenden. Maar de kans is daarmee groot dat veel mensen zich bezig houden met een bepaald onderdeel van het digitaal beleid en te weinig mensen of zelfs niemand met andere onderdelen. En men weet vaak ook van elkaar niet wie zich waarmee bezighoudt.

Kristina daarom voor een Digital Policy Director (DPD). Die ‘Officer’ waakt ervoor dat alle relevante disciplines zijn aangehaakt en dat men niet langs elkaar werkt. En als er dan een conflict is, dan helpt deze DPD het probleem oplossen.

Taakomschrijving Digital Policy Director

Kristina geeft een korte taakomschrijving van deze functionaris:

  • Onderzoek en begrijpt de digital best practices.
  • Bepaalt de risicotolerantie van de organisatie.
  • Neemt conflicterende doelen of belangen weg.
  • Identificeert gaten in het digitaal beleid en adresseert die bij een specifieke eigenaar.
  • Communiceert het belang van een digitaal beleid
  • Traint medewerkers in het effect dat het digitaal beleid heeft op hun werk..
  • Biedt hulpmiddelen aan medewerkers om het digitaal beleid gemakkelijk op te volgen.
  • Bewaakt de adequate opvolging van het digitaal beleid en lost problemen op.
  • Beoordeelt het beleid regelmatig om te kijken of er iets moet worden toegevoegd, verwijderd of geactualiseerd.

 

Mandaat is een vereiste

Zo’n Digital Policy Director moet wel het juiste mandaat krijgen in de organisatie om te voorkomen dat zowat elke manager de DPD kan overtroeven omdat zij of hij hoger in de hiërarchie staat. Volgens Kristina moet de DPD

  • Een duidelijke en expliciete ondersteuning voor het topmanagement (C-suite).
  • De consistente communicatie van die ondersteuning naar alle belanghebbenden.
  • Duidelijke richtlijnen over wie de uiteindelijke beslissing neemt als belanghebbenden het oneens zijn met het digitaal beleid.
  • Gegarandeerde en snelle toeing to iedere relevante beslisser.
  • Orgnisatiebrede communicatie van het digital beleid en wie verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en implementatie van dat beleid.
  • Voldoende hulpmiddelen en mensen om dit allemaal uit te voeren.

De eigenschappen van een DPD

Een Digital Policy Director (DPD) is een rol die om zowel ‘harde’ als ‘zachte’ eigenschappen  vraagt. Een DPD moet de organisatie door en door begrijpen. Juridische kennis is ook een must. De DPD moet ook verstand hebben van onderzoek en oog hebben voor detail. Ten slotte moet de DPD goed met mensen om kunnen gaan. Kristina legt elk van deze eigenschappen goed uit in haar pleidooi.

De DPD is geen ‘subject matter expert’ (SME) op elk aspect van het digitaal beleid, maar iemand die de belangen van die experts behartigt, buiten de hiërarchie om. De DPD heeft een coördinerende rol die de boel samenbrengt en ook houdt.

Geef het governance-beestje een naam

Ik begrijp wel dat Kristina voor een Digital Policy Director pleit. Maar zowat elke ‘goeroe’ pleit voor een ‘Director’ of zelfs ‘Officer’ in haar of zijn vakgebied. Risk Officer, Privacy Officer, Security Officer, Content Officer, Digital Officer, Document Officer, Digital Policy Officer, Business Intelligence Officer, etc. etc. Het wordt zo een beetje druk daar boven aan de top.  😉

In mijn ogen kun je deze rol van eigenaarschap ook beleggen bij de Operationeel directeur, Chief Operational Officer (CCO), Executive Director of iedere andere manager die verantwoordelijk is voor de operatie van de organisatie. Zij of hij hakt de knopen door. Een Goverance Steward adviseert deze Operationeel directeur en vertegenwoordigt alle experts en expertgroepen die samen de hele governance beheren.

Het maakt niet zoveel uit hoe en waar governance wordt belegd, als het maar wordt belegd en als er maar duidelijkheid is over wie welke beslissingen neemt. In de praktijk merk ik dat governance het beste werkt als het buiten de ‘klassieke’ hiërarchie van de organisatie wordt belegd.

Governance komt van twee richtingen

Governance komt niet alleen ‘top down’ van de top naar beneden afdalen. Het zijn juist de professionals in de organisatie die kunnen aangeven of het beleid werkt en hoe het nog kan worden verbeterd. Die ‘bottom up’ benadering mis ik Kristina’s pleidooi.

Daarom adviseer ik organisaties om zogenaamde beleidsteams te formeren die op een bepaald beleidsaspect het mandaat te krijgen om signalen van professionals op te vangen en verbetervoorstellen te doen. Vaak kunnen zij het beleid zelf direct aanpassen. Deze groepen houden ook ‘de lijntjes’ met de andere beleidsteams, gecoördineerd door een governance steward. Lekker praktisch en zeer effectief.

Lees het artikel Who Owns your Digital Policy van Kristina Podnar.