Tien geboden voor de intranetmanager

Om écht levensvatbaar te zijn, moet een Intranet of Digitale werkomgeving (DWO) constant worden bijgewerkt. Want door de juiste informatie op de juiste manier aan te bieden voor de juiste doelgroep ondersteunt het medewerkers in hun dagelijkse werk.

De dag dat je stopt met het gedisciplineerd bijhouden van de informatie op je intranet is de dag dat je digitale ambitie uit elkaar valt. Dat is de stellige overtuiging van doorgewinterd intranetmanager Jesper Blylund die zijn ‘tien geboden’ dagelijks toepast.

Zoeken én vinden

Niet geheel toevallig gaan zes van de tien geboden over zoeken en vinden. Dé grote klacht over intranetten is namelijk dat men “niets” kan vinden. Dit is daarmee de grootste uitdaging voor intranetmanagers.

1. In de zoekmachine krijgt elk algemeen onderwerp één eigen (landings)pagina als eerste resultaat. Een ‘algemeen’ onderwerp is relevant voor de hele organisatie, zoals bijvoorbeeld alles rond een beoordelingsgesprek. Anders gaat de medewerker het niet vinden.

2. Een onderwerp komt slechts op één plaats voor in de navigatiestructuur. Anders gaat de medewerker het niet vinden.

3. Lokale variaties op een algemeen onderwerp moeten op dezelfde pagina of op een subpagina worden aangeboden. Anders gaat de medewerker het niet vinden. Een lokale variatie komt voor wanneer bijvoorbeeld een bepaald land andere wetgeving heeft dan in de ‘standaard’ tekst wordt getoond.

4. De medewerker – en niet de eigenaar van het onderwerp –  bepaalt wat de juiste plaats van een onderwerp is in de navigatiestructuur. Anders gaat de medewerker het niet vinden.

5. Soms zijn twee of drie wegen naar het juiste antwoord prima. Anders gaat een deel van de medewerkers het niet vinden.

6. Controleer of de ‘landingspagina’ waarmee de medewerker zou moeten beginnen ook echt bovenaan het zoekresultaat staan. Anders krijgt de medewerker maar een deel van het antwoord.

Relevant, snel, duidelijk en actiegericht

De drie volgende ‘geboden’ lijken misschien clichés, maar Jesper heeft groot gelijk dat hij ze toch opneemt. Want veel intranetten ‘zondigen’ nog tegen deze drie geboden.

7. Maak een onderscheid tussen algemene en lokale content. Zorg ervoor dat die lokale of specifieke content alleen zichtbaar is voor die specifieke doelgroep. Anders raakt de medewerker in verwarring.

8. Biedt snelwegen naar de informatie. Zet geen overbodige informatie op tussenpagina’s. “Minimale tijd om het antwoord te krijgen” moet je mantra zijn. Anders verliest de medewerker kostbare tijd en stijgt de ergernis.

9. Biedt eenvoudige en duidelijke informatiepagina’s met een actie. Schrijf content die een – letterlijk! – antwoord geeft op de vraag van een medewerker. En voeg als het relevant is een actie toe die je consequent bovenaan de pagina zet. Anders kan de medewerker niet direct aan de slag.

intranet - actiegericht
Bovenaan de pagina zet je de actieknoppen

Een intranet is dienstverlenend

‘Last but not least’ raakt Jesper de kern van elk intranet en van elke digitale werkomgeving.

10. Een intranet is dienstverlenend en geen nieuwsplatform of uithangbord van de digitale afdeling. De missie van elk intranet is het verbeteren van de efficiëntie van de organisatie. “It’s a place for getting work done.” Anders kost het de medewerker teveel tijd en ergernis. Sterker nog: daarmee is het intranet een loze ruimte die men zonder probleem kan negeren.

Jesper besluit zijn 10 geboden met een pleidooi voor de intranetmanager. “Service content is the real prime content—and You, intranet manager, are the best curator.”

Lees het Engelstalige artikel Ten content commandments for intranet managers van Jesper Bylund.