Tooladvies aan IT-leveranciers – deel 1: de basis

Organisaties gebruiken allerlei tools om hun doel te bereiken. Die tools worden regelmatig vervangen of nieuw geïntroduceerd omdat er nieuwe eisen worden gesteld. Tijdens de selectie kan van alles mis gaan en daarom zijn er heel wat artikelen en zelf boeken die organisaties helpen bij een verstandige toolkeuze.

Maar er is bijna geen literatuur met advies voor leveranciers en implementatiepartners van die tools. En dat is vreemd, want in de twee decennia dat ik toolselecties begeleid, heb ik heel wat grote en kleine blunders meegemaakt die leveranciers hadden kunnen vermijden. Die blunders leiden tot een vroegtijdige afwijzing van een op zich prima tool of tot een rampzalige implementatie van de tool.

Beide scenario’s zijn uiterst onaantrekkelijk voor elke leverancier. Daarom deze ‘tooltips’ voor leveranciers. Al vermoed ik dat organisaties die op zoek zijn naar een tool hier ook iets van kunnen opsteken.

Begin bij de basis

In dit eerste artikel met tooltips begin ik bij de basis. Je hebt een informatie-aanvraag of RFI (request of information) binnen of je ziet een aankondiging van een aanstaande selectie op een aanbestedingswebsite. Voordat je als een razende de vragenlijsten in gaat vullen, raad ik je aan om eerst goed te kijken naar de context achter de aanvraag.

Zorg ervoor dat je drie hoofdvragen kunt beantwoorden. Wat is de strategie waarvoor men de tooling wil inzetten? Wat voor soort informatie wil men met de tooling beheren? Heeft de organisatie haar zaken voldoende op orde om de tool optimaal in te zetten?

Wat is de strategie?

Een organisaties wil geen tool op zich. De tool moet een doel helpen bereiken. En dat doel is een organisatiedoel en niet: een nieuwe website, een nieuw intranet of een nieuw digitaal archief. Soms lijkt het wél alsof dat het doel is, maar dan is het zaak dat je er door vragen te stellen achter komt wat de digitale strategie is en wat de ‘business drivers’ of succesfactoren zijn.

Waarom is dat belangrijk? Door goed in te spelen op de strategie kun je je onderscheiden van je concurrent. Je toont aan dat je goed luistert en dat je tool een strategisch doel helpt bereiken. Dat is een eerste stap in een succesvolle en hopelijk langdurige relatie met de opdrachtgever.

Hoe krijg ik antwoord op die vraag? Als er geen bijlage wordt meegestuurd met een digitale strategie of business case of als die documenten te weinig bruikbare informatie bieden, moet je niet bij de pakken neerzitten. Stel vragen over de digitale strategie, gebruik de briefing om te sparren over de strategie. En verdiep je in de organisatie door de website en relevante artikelen te bestuderen.

Het gaat om het informatiemanagement

De tool die jij aanbiedt, helpt als het goed is om informatie in (een deel van) de informatiemanagement levenscyclus te beheren. Organisaties die een toolaanvraag doen, denken niet automatisch in termen van ‘levenscyclus’. Het is essentieel dat je zelf wel in die termen duidelijk maakt wat je tool kan betekenen in informatiemanagement.

Waarom is dat belangrijk? Informatie groeit niet alleen explosief, het is ook overal en nergens opgeslagen. Organisaties worstelen met het beperken en opruimen van verouderde, dubbel opgeslagen en onbelangrijke informatie. Hoe beter je aantoont dat jouw tool dat probleem helpt oplossen, hoe relevanter je wordt voor de organisatie.

Hoe krijg ik antwoord op die vraag? Vraag of er een informatie-analyse is uitgevoerd of biedt dat als dienst aan. Leg uit wat de levenscyclus van informatiemanagement is en toon aan waar jouw tool een rol kan spelen om informatie optimaal te beheren. Ga de dialoog aan met de organisatie over hun content, data, assets. Zoek uit of men al iets van een informatie-architectuur of minimaal metadata hanteert.

Hoe informatievolwassen is de organisatie?

De digitale volwassenheid van de organisatie geeft aan hoe de organisatie omgaat met de organisatorische en technologische uitdagingen van informatiemanagement. Het bepalen van de informatievolwassenheid geeft houvast aan de organisatie om te bepalen welke vervolgstappen moeten worden gezet om naar een hoger niveau te komen en daarmee de digitale transformatie te realiseren.

Waarom is dat belangrijk? Als de organisatie op belangrijke punten nog te onvolwassen is dan gaat de tool de doelstellingen niet helpen realiseren. Dat is frustrerend en schadelijk voor de organisatie én voor de leverancier.

Hoe krijg ik antwoord op die vraag? De informatievolwassenheid van een organisatie kun je niet helemaal afleiden uit een aanvraag. Gebruik de vragenronde en de briefing om erachter te komen hoe de zaken zijn geregeld in de organisatie. Vraag om audits en eerdere analyses en zet het volwassenheidsmodel in.

Deel 2: de selectieprocedure

In het volgende artikel geef ik tips over de optimale beantwoording van een programma van eisen, het succesvol uitvoeren van een demonstratie en het gedegen voorbereiden van een online proeftuin.


Training toolselectie


Toolselectie

“A fool with a tool is still a fool!” Hoe zorg je ervoor dat je de juiste tooling inzet op een manier die voor de gebruikers én de organisatie optimaal werkt? Na afloop heeft de cursist praktische instrumenten en methodieken om de behoeften van de organisatie en de gebruikers te analyseren en om vervolgens de juiste tooling te kiezen.

Deze training is ook geschikt voor medewerkers van IT-leveranciers en implementatiepartners die hun tools op een betere manier willen aanbieden in selectieprocedures.

vanaf € 695,- online en vanaf € 595,- p.p. in-company | meer informatie