Processen: de witte motor van elke digitale transformatie

Er wordt veel gesproken over digitale transformatie. De nadruk ligt daarbij te vaak op technologie. Gelukkig gaan er steeds meer geluiden op om meer aandacht te besteden aan de klant én de medewerker in zo’n transformatie. Maar er is nóg een onderbelicht onderdeel: processen.

Zonder een goed beeld van de processen die worden geraakt in de digitale transformatie blijft het een vrij oppervlakkige exercitie die vroeg of laat faalt. Want processen zijn de zenuwbanen van elke organisatie. Zij zorgen ervoor dat alles optimaal werkt en dat wat de organisatie oplevert ook waarde heeft voor de klant. Zonder goed procesmanagement kan geen enkele organisatie overleven.

Met processen bedoel ik zowel de klantprocessen, de processen van de medewerker, de organisatieprocessen, de informatieprocessen, de HR-processen en alle andere overeengekomen manieren van werken die helpen om het doel van de organisatie te bereiken door echt iets van waarde te leveren aan de klant.

Digitale volwassenheid van procesmanagement

Processen maken dus een integraal onderdeel uit van de digitale volwassenheid van de organisatie. Hoe hoger de volwassenheid, hoe beter de organisatie kan overleven in de snel veranderende digitale wereld.

EIM volwassenheid TIMAF 2018 - afbeelding

 

Naar een hoger niveau met digitale transformatie

Zoals je ziet, zijn er vijf niveaus van de digitale volwassenheidsmodel. De laatste twee niveaus zijn het doel van elke digitale transformatie: 4. Responsief en 5. Voorspellend.

Digitale volwassenheid - niveaus

Op het 4. Responsief niveau is de organisatie in staat om goed te luisteren naar de signalen van de verschillende doelgroepen en daar adequaat op te reageren. De digitale strategie wordt regelmatig aangepast naar de veranderende omstandigheden.

Het hoogste 5. Voorspellend niveau is voor de organisaties die in staat zijn om digitale middelen zelfstandig beslissingen te laten nemen die de doelgroepen nóg beter bedienen. De organisatie maakt een continue transformatie door.

De rol van processen in de digitale volwassenheid

Een ander onderdeel van het TIMAF volwassenheidsmodel zijn de dimensies: Organisatie, Informatie en Systemen. In de hoofddimensie Organisatie meet je de volwassenheid op het gebied van strategie, de processen, de business, het bestuur en de afstemming.

Digitale volwassenheid - Organisatie

In de dimensie Processen wordt gekeken in hoeverre de organisatie- en informatieprocessen in kaart zijn gebracht en (continu) worden geoptimaliseerd.

Organisaties die hun processen goed op orde hebben en deze ook snel en continu kunnen optimaliseren, hebben een blijvende voorsprong op hun concurrenten.

Maar in hoeverre zijn de organisate- en informateprocessen en de klant- enmedewerkersreizen in kaart gebracht en met elkaar zijn verbonden? En hoe vaak worden ze geoptimaliseerd? Op het hoogste niveau van de digitale volwassenheid worden processen continu geanalyseerd en geoptimaliseerd.

Bepaal de procesvolwassenheid van je organisatie

Het TIMAF volwassenheidsmodel helpt je om te bepalen hoe volwassen je organisatie op onder andere het procesmanagement en welke stappen moeten worden gezet om naar het hogere gewenste niveau te komen.

Op het Onbeheerd niveau is er geen aandacht voor procesmanagement en worden er ook geen procesanalyses uitgevoerd. Er zijn misschien wel wat procesbeschrijvingen, maar dit zijn vaak werkinstructies die allang weer verouderd zijn. Of men heeft hier en daar wat papieren (!) handleidingen rondslingeren die niemand leest.

Op het Beginnend niveau worden er af en toe procesanalyses uitgevoerd, meestal omdat er een nieuwe tool wordt aangeschaft. Maar er is nog geen compleet van alle processen en hun onderlinge relaties.

Op het Lerend niveau worden er al enkele proces gemeten en geoptimaliseerd. Er wordt ook gekeken naar het klantproces en het organisatieproces wordt daarop afgestemd. Maar dit is nog de uitzondering en niet de normale manier van werken.

Op het Responsief niveau worden alle uitkomsten (!) van alle processen beoordeeld op de waarde voor de klant en worden die processen geoptimaliseerd als er te weinig waarde is.

Op het Voorspellend niveau wordt er continu geoptimaliseerd op de processen en zijn veel processen ook zo geautomatiseerd dat het systeem zelstandig beslist welke proces(stapp)en worden ingezet om maximale waarde voor de individuele klant te garanderen.

Hoe volwassen is jouw procesmanagement?

Op welk niveau staat jouw organisatie? Als dat niet 4. Responsief of 5. Voorspellend is, dan is er nog veel werk aan de winkel op weg naar de digitale transformatie. Geen enkele ‘coole tool’ of ‘agile UX’ aanpak gaat dat hiaat wegwerken.

Wil je meer weten over de methodiek van het TIMAF volwassenheidsmodel? Neem dan vrijblijvend contact op via info@timaf.nl of +31 (0)30 877 3560.


BPM-TRAINING

BPM Specialist

Wil je meer weten over de optimalisatie van processen in de digitale transformatie?

13, 14 en 21, 22 november 2018 geeft Erik Hartman een 4-daagse BPM-training.

Je krijgt hier alle instrumenten, methodieken en best practices in handen om de waarde en efficiëntie van je processen te optimaliseren.

Schrijf vandaag nog in!


GRATIS POSTER ‘NAAR EEN CONTINUE PROCESVERBETERING’

BPM levenscyclus TIMAF 2018TIMAF heeft de levenscyclus van business procesmanagement opgenomen in een handige poster.

Je vindt hier alle fasen van de BPM levenscyclus, die loopt van het identificeren van processen via ontdekken en analyseren naar optimaliseren, simuleren, implementeren en observeren en weer teug naar ontdekken.

Je kunt deze poster gebruiken om je collega’s en opdrachtgevers uit te leggen wat procesmanagement allemaal inhoudt en hoe je naar optimale processen toewerkt.

Bekijk de poster Naar een continue procesverbetering (A3, .pdf)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.