Maak het organisatiedoel de kern van je informatiestrategie

Informatie- en communicatieprofessionals worden graag door management en collega’s gezien als strategische gesprekspartners. Maar die ambitie blijft vaak een droom. De klacht van de ‘business’ is dat deze professionals vaak blijven steken in tools en standaard oplossingen.

In mijn ogen kun je alleen een strategische rol spelen als je aansluit op de doelen en de indicatoren van de organisatie. Als die duidelijk zijn, kun jij als professional aan de slag met de informatiestrategie. Nu vinden informatie- en communicatieprofessionals het vaak lastig om die verbinding met de organisatie te vinden. Maar daar zijn gelukkig hulpmiddelen voor.

Begin bij het doel

stap 1 doel

Stap 1 in het informatiestrategiespel is het vaststellen van de doelen van de organisatie. Daar beginnen vaak de moeilijkheden al, want die doelen zijn vaak óf heel algemeen óf niet bekend.

Zonder te verzanden in beruchte ‘missie visie’-sessies kun je de doelen halen van de website, het intranet of de strategische documenten van het management. Gebruik dat als basis en ga de dialoog aan met het management over die doelstellingen.

Het organisatiedoel is het startpunt van elke informatiestrategie. Welk doel je ook kiest, zorg er altijd voor dat het een doel is dat aansluit op de belevingswereld van het management. Deze mensen zijn voornamelijk bezig met het bereiken van de organisatiedoelen. Als jij ze daarbij kunt helpen met een informatiestrategie, dan moet je die organisatiedoelen expliciet noemen.

Denk als een beslisser

Denk dus als een beslisser. Wat wil het management? Managers willen geen nieuw CMS  of een nieuwe website. Zij willen ook geen betere informatie of een decentrale redactie. Dat zijn zaken waarvoor ze jou hebben ingehuurd om over na te denken. Je moet ze niet lastig vallen met dit soort operationele en tactische zaken. Don’t talk about content!

Beslissers hebben zorgen over het voorbestaan van de organisatie, het voorblijven op de concurrentie, het aantrekken en houden van goede medewerkers, het behouden van klanten, het werven van nieuwe klanten. Als professional moet je daar je pijlen op richten.

Gebruik de modellen van het management

In mijn advieswerk zoek ik altijd de modellen op die het management gebruikt. Als die er zijn dan heb je direct aansluiting met de taal en de belevingswereld. En als die er niet zijn dan introduceer ik een model uit de enorme bibliotheek die de managementliteratuur biedt.

Sinds een tijdje experimenteer ik met veel succes met de OGSM. Dat staat voor ‘Objectives Goals Strategies Measures’. Deze methodiek is bedacht door Procter & Gamble en wordt gebruikt over de hele wereld.

Van ambitie naar doel naar strategie naar meten

OGSM is een model om de ambitie (Objective) van de organisatie te vertalen naar concrete doelstellingen (Goals), strategische keuzes (Stratgegies) en prestatie-indicatoren met acties (Measures). Bij de uitvoering staat de ambitie centraal en stuur je op het resultaat. Net zoals bij informatiestrategieën.

OGSM

Een OGSM maak je in vier stappen:

  1. Bepaal de ambitie – De ambitie verwoordt duidelijk en krachtig het kwalitatieve doel van de organisatie. Geef aan waar je wilt staan aan het eind van een bepaalde periode. De ambitie is dus het punt op de horizon of de ‘North Star’ waar je uiteindelijk wilt zijn als organisatie.
  2. Stel de doelstellingen vast – Vertaal vervolgens het kwalitatieve doel in een aantal kwantitatieve doelen. Op basis van deze meetbare doelen kun je vaststellen of de ambitie daadwerkelijk is behaald.
  3. Maak strategische keuzes – De strategieën beschrijven de concrete wegen die je kiest om de ambitie te gaan halen.
  4. Bepaal de KPI’s en acties – Omschrijf de concrete stappen die de organisatie zet om de strategische keuzes uit te voeren. En kies de kwantitatieve prestatie-indicatoren (KPI’s) om de voortgang van de strategie te monitoren.

Als het niet op 1 A4 past, raakt het niet de essentie

Wat ik zo handig vind aan de OGSM is dat je de ambitie, doelen, strategieën en indicatoren om het succes te meten op één A4 kunt plaatsen. Daarmee past het als een handschoen op de informatiestrategieën van het informatiestrategiespel. Dat zijn ook korte ‘elevator pitches’ die op 1 A4 passen en die je in een dasboard bij elkaar kunt zetten: op 1 A4.

In het informatiestrategiespel maak je voor elk doel een aparte informatiestrategie of zelfs een set van informatiestrategieën’. De OGSM biedt een richting, concrete indicatoren en acties voor de informatiestraegieën.

Andersom helpen de informatiestrategieën om de OGSM nog concreter te maken. Als de informatiestrategieën eenmaal worden uitgevoerd en gemonitord, kunnen de resultaten helpen om de OGSM nog verder te verbeteren en aan te scherpen. Daarmee speel jij als informatie- of communicatieprofessional direct de strategische rol waar je zo naar streeft. Gewoon, met 1 A4-tje.


TRAINING INFORMATIESTRATEGIE

Training informatiestrategieWil je zelf aan de slag met een informatiestrategie? De training Informatiestrategie geeft je alle instrumenten om een concrete en meetbare informatiestrategie te ontwikkelen.

Met het Handboek Contentstrategie, een set spelkaarten en de spelposter en diverse praktische voorbeelden leer je hoe je in 12 stappen een informatiestrategie maakt.

vanaf € 695,- online en vanaf € 595,- p.p. in-company | meer informatie