Practice what you preach: ondersteun je intranetauteurs digitaal

Een intranet of digitale omgeving is van en voor iedereen in de organisatie. Als een flink aantal mensen iets kan publiceren, delen en van commentaar voorzien loopt het al snel uit de hand. Dus besteden intranetteams veel tijd aan het opstellen van richtlijnen.

En daar maken ze vaak een klassieke fout: ze schrijven een handboek, een redactiewijzer of een huisstijlboek en publiceren die als pdf op het intranet. Dat is niet bepaald ‘pratice what you preach’. En het is ook niet effectief.

Maak het digitaal

Zou jij een handboek met 85 pagina’s doorspitten voordat je iets publiceert op het intranet? Zo’n document uit je hoofd leren is natuurlijk al helemaal ondoenlijk. Je wilt heus wel je best doen, maar je publiceert niet zo vaak iets op het intranet en je hebt niet heel veel tijd om uit te zoeken hoe je dat het beste kunt doen.

Hoe handig is het dan als er op het intranet een plek is waar je kunt zoeken naar een specifieke richtlijn en waar je stap voor stap wordt begeleid in wat je moet doen. En nog mooier is het als je daar ook in contact kan komen met een collega die je direct kan helpen.

Goed voorbeeld doet volgen: GSK

GSK is een internationale farmaceutische organisatie. Hun nieuwe intranet biedt een template voor de honderden site-eigenaren die zelfstandig microsites onderhouden. Het centrale team koos voor een ‘self-service’ aanpak rondom deze template.

Speciaal voor deze site-managers is een landingspagina op het intranet ingericht waar ze vragen kunnen stellen via Yammer. Via deze pagina kan men ook meerdere keren per jaar online trainingen volgen. Men kan hier verder alle praktische informatie vinden die  relevant is voor het maken en onderhouden van microsites.

GSK Template Homepage

Maak het ontwerp makkelijk

Het intranetteam biedt op deze plek ook een eenvoudige ‘blueprint’ tool in PowerPoint waarmee site-managers hun nieuwe microsite kunnen plannen en visualiseren door in de ‘blueprint’ voorbereide componenten naar de gewenste plek te slepen. Dit scheelt miljoenen aan investering die nu niet hoeft te worden besteed aan visuele ontwerpen door externen en al het nodige overleg tussen de sitemanagers, visueel ontwerpers, ontwikkelaars en het centrale intranetteam.

In het StepTwo-artikel How intranet teams can support site managers and publishers vind je nog twee voorbeelden van een ‘digitale’ aanpak om decentrale intranetmanagers en -redacteuren te ondersteunen. Gebruik deze voorbeelden ter inspiratie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.