Thuiswerken vanwege Corona: deze tools kun je gebruiken om online te communiceren

Nu wordt aangeraden om zoveel mogelijk thuis te werken, merk ik zelf hoe handig het is om tools te gebruiken die helpen om op afstand te communiceren.

Veel organisaties hebben nog niets geregeld voor online vergaderen en dat leidt tot veel verwarring en experimenteren bij hun medewerkers. Dus ik heb een paar tools voor online communiceren op een rijtje gezet met de voor- en nadelen.

Online communiceren

Er zijn nogal wat namen in omloop voor online communiceren. Dat maakt de zoektocht naar tools niet eenvoudiger. In het Engels lijkt ‘Video Conferencing’ die meestgebruikte term. Maar veel aanbieders bieden meer dan alleen videovergaderen en daar gebruiken ze allerlei termen voor, zoals ‘remote working’ of ‘digital workplace’.

Een leverancier als Microsoft heeft een dag in het leven van een ‘werker op afstand’ gevisualiseerd en laat daarop zien hoe tools als MS Teams een werknemer kunnen helpen om thuis of onderweg samen te werken met collega’s.

Kies wat bij je past

Er zijn behoorlijk veel tools om online te communiceren. Vraag eerst na wat de voorkeur heeft bij je eigen organisatie. Dat heeft als voordeel dat je hulp krijgt bij problemen met de tool. En daarmee ben je er ook zekerder van dat de tool veilig is.

Mocht je organisatie zelf geen tool aanbieden, dan kun je er zelf een kiezen. Veel van deze tools bieden een proefversie of een beperkte gratis versie. Zo kun je er een aantal proberen en de tool kiezen die het beste bij je past. Bij online communicatietools zijn er een paar dingen waar je op moet letten:

  1. Gebruiksgemak – werkt het op alle browsers, op je mobiel/tablet, moet je extra software installeren en kunnen ook ‘externen’ deelnemen.
  2. Veiligheid – is de sessie afgeschermd en is de communicatie versleuteld
  3. Schaalbaarheid – kun je ook met drie of meer mensen elkaar nog zien en verstaan of breekt de sessie steeds af.
  4. Kosten – is het gratis of betaal je periodiek of per deelnemer.
  5. Extra mogelijkheden – kun je beeld en geluid opnemen, wordt de dialoog automatisch ondertiteld, kun je het scherm van iemand delen, et cetera.

Vergeet de hardware niet!

Ook belangrijk zijn natuurlijk de kwaliteit van het beeld en het geluid. Een extra microfoon verbetert de geluidskwaliteit aanzienlijk. De camera op een smartphone of laptop is over het algemeen goed genoeg.

Tip van de dag: test van tevoren of beeld en geluid werken! Soms bieden tools daar een optie voor. Reserveer enkele minuten om iedereen de tijd te geven om alles goed in te stellen. Ik heb meegemaakt dat het 15 minuten duurde voordat iedereen zijn camera en microfoon aan had staan. Het is even wennen …

Tools voor online communiceren

In onderstaande – zeker niet volledige lijst – noem ik alleen de tools die ook video aanbieden in de communicatie. Uit onderzoek maar ook uit mijn eigen ervaring blijkt dat online gesprekken veel beter verlopen en ook meer vertrouwen wekken als men elkaar ziet.

Verder noem ik alleen de zakelijke tools, dus niet WhatsApp, FaceTime, Wire, Signal, Google Hangouts en andere meer consumentgerichte platformen. Van dit rijtje kan ik je overigens Wire en Signal aanbevelen als werkelijk veilige alternatieven voor de WhatsApp’s van deze wereld.

GoTo Meeting

GoToMeeting is een gerenommeerde en schaalbare tool met veel mogelijkheden. De tool wordt ook veel gebruikt voor het organiseren van webinars, dus grote aantallen deelnemers tegelijk zijn geen probleem.

Dit is een echt zakelijke tool die is ingesteld voor grotere organisaties. Zo kun je een koppeling maken met de Active Directory zodat je alle medewerkers kunt importeren of uitnodigen. En er is veel aandacht besteed aan security.

Microsoft Teams

Microsoft timmert flink aan de weg met Microsoft Teams. Als je organisatie gebruik maakt van het Microsoft ecosysteem is MS Teams een mooie oplossing als onderdeel van de digitale werkomgeving. Zo kun je ook bestanden delen en vergaderingen opslaan in de Microsoft (cloud) omgeving.

Maar ook als externe kun je gewoon deelnemen aan de conversatie als je wordt uitgenodigd. Het uitgangspunt is wel het corporate Microsoft account van een organisatie. Je kunt niet ‘eventjes’ snel een sessie opstarten als je geen corporate account hebt.

Jitsi

Jitsi is een open source video conferencing tool dat werkt op meerdere platformen. Met een klik op START A CALL kun je gelijk een online sessie starten. Je hoeft niet in te loggen of een plug-in te installeren.

Je kunt Jitsi ook moeiteloos opnemen als app voor het immens populaire Slack. Er is ook een mobiele versie voor zowel Android als Apple en het is beschikbaar op onder andere Ubuntu en Debian.

RingCentral

RingCentral is een niet al te kostbare oplossing met veel mogelijkheden. Deze tool is zeker te vergelijken met GoToMeeting en Webex, maar het doet wat ouderwetser aan. Er is ook een gratis versie.

Je kunt opgenomen sessies alleen niet overal eenvoudig opslaan. En het is ook niet mogelijk om mensen buiten je eigen organisatie uit te nodigen.

Skype

Skype – jaren geleden gekocht door Microsoft – heeft videobellen groot gemaakt. Zelf heb ik een haat-liefde verhouding met deze tool. Als het werkt is het een mooie gratis tool. Maar vaak werkt het niet bepaald optimaal en daarom raad ik Skype af voor zakelijk gebruik.

Skype for Business is inmiddels vervangen door MS Teams. Skype bungelt daarmee een beetje in het Microsoft ecosysteem als communicatietool voor particulieren.

Slack

Slack is zo populair onder met name ‘agile’ ingestelde teams dat Microsoft een heus offensief is begonnen met MS Teams als alternatief. Slack biedt ook video conferencing, maar die is wel vrij recht-toe-recht-aan.

Als Slack je projecttool is zou ik zeker kijken of Slack video conferencing voldoende is. Er zijn ook diverse video tools die integreren met Slack. Die bieden misschien meer opties die je nodig hebt.

Webex

Webex van Cisco is ook een (groot)zakelijke oplossing voor onder andere videoconferencing. Er is een gratis versie met beperkter functionaliteit, maar dat kan voor jou al voldoende zijn.

Je kunt met deze toolset ook webinars organiseren, video support leveren en nog veel meer. De tool is min of meer vergelijkbaar met de andere ‘corporate’ tools GoToMeeting en RingCentral.

Whereby

Whereby (voorheen appear.in) is een video conferencing oplossing voor kleinere organisaties. Je kunt direct starten met de ‘free’ variant, zonder inlog. De gratis versie is voor 1 gebruiker die 1 sessie kan opzetten.

Na een ‘sign up’ kun je direct aan de slag. De tool en de website zijn lekker eenvoudig en duidelijk. Toen de tool nog Appear.in heette, heb ik het zelf een paar keer gebruikt en dat werkte wel fijn.

Zoom

Zoom is ook al zo’n eenvoudig tool die gewoon z’n ding doet: videovergaderen. Al lijkt het bedrijf een grotere ‘corporate’ broek aan te trekken met meer mogelijkheden en een zakelijker uitstraling.

Er is een gratis versie, dus je kunt eerst even uitproberen of dit een tool naar jouw smaak is.

Afspraken maken met Calendly

Calendly is geen video conferencing tool maar een hulpmiddel om online sessies in te plannen. Zodat je niet tientallen mails over en weer ziet vliegen over één afspraak. Heel handig dus en ook gratis voor 1 gebruiker.

Ook handig is dat je deze afsprakenmaker kunt koppelen met sommige video conferencing tools zoals Gotomeeting.

Ik zou zeggen: probeer maar uit die tools!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.