Metadata is informatie over de informatie. Het geeft de context van de informatie.
Die context is nodig om de informatie beter vindbaar, herbruikbaar en relevant te maken. Het helpt ook om meer grip te krijgen op de informatie. Metadata is een belangrijk onderdeel van elke informatie-architectuur.
Metadata geeft antwoord op vragen als: wat is het? waar is het? waar gaat het over? voor wie is het? van wie is het? tot wanneer is het geldig? waar is het allemaal gebruikt? uit welke onderdelen bestaat het?
Metadata is minder lastig dan mensen denken, maar je moet het wel goed doen. Dat betekent dat je de juiste metadata moet gebruiken, niet teveel metadata moet gebruiken, het voordeel van metadata goed moet uitleggen en dat je ook de juiste instrumenten moet inzetten.
Metadata-instrumenten
De basis van een goede metadata-aanpak is de metadataset. Dat is een overzicht van alle metadata met onder andere de verklaring wat het is, waarom het wordt gebruikt en in welke informatietypen het wordt gebruikt.
Veel metadata wordt in keuzelijst of ‘controlled vocabulary‘ gepresenteerd. Denk aan een lijstje van de 12 maanden van het jaar. Of een lijstje van doelgroepen. Zo’n vast lijstje kan helpen om typfouten te vermijden en om snel een ‘tag’ toe te kennen aan informatie.
Als het lijstje te groot dreigt te worden en ook verschillende niveaus heeft met hoofd- en subcategorieën dan zet je een taxonomie in. Een taxonomie is een hiërarchische lijst met nodes. Denk aan een verdeling van werelddelen, landen en steden in de wereld. Of een verdeling van hoofd- en subprocessen of hoofd- en subthema’s in een organisatie. Een taxonomie helpt bij het relevant maken van informatie en om een zoekresultaat te filteren. Op GOV.UK en Coolblue vind je voorbeelden van een taxonomie.
Websites als funda.nl of booking.com maken gebruik van facetten (in het Engels: facets). Dit is een groepje van metadatavelden dat samen wordt ingezet om te helpen bij met name het filteren van informatie. Bij Funda.nl zijn dit de velden aan de linkerzijde van het huizenaanbod. Dit past allemaal niet in één taxonomie – want dat is een ‘wetmatige’ hiërarchische lijst – en daarom gebruik je facetten.
Een andere manier om metadata te organiseren is een thesaurus. Hiermee maak je semantische relaties tussen termen, bijvoorbeeld synoniemen en ‘related terms’. Een thesaurus biedt ook verklaringen van termen en voorkeurstermen. Je kunt er zelfs hiërarchische relaties mee maken. Een bekende thesaurus is de Thesaurus Zorg en Welzijn (TZW).
Als bovenstaande instrumenten te beperkt zijn dan kan een ontologie een uitkomst zijn. Dit is een ecosysteem van entiteiten die verbonden zijn door alle denkbare relaties. Dit maakt een ontologie krachtig maar ook complex. Voor het maken van ontologieën heb je echt een specialist nodig die gebruik maakt van speciale tools en standaarden.
Metadatastandaarden
Daarmee kom ik op een belangrijk onderwerp als het gaat om metadata: standaarden. Maak bij metadata zoveel mogelijk gebruik van standaarden die er al in de wereld zijn en die ook succesvol worden toegepast. Dat scheelt je veel werk én dat maakt de informatie beter vindbaar, herbruikbaar en relevant omdat ook andere organisaties van die standaarden gebruik maken.
Denk bij metadatastandaarden aan Dublin Core of de Nederlandse OWMS die weer deels op de Dublin Core is gebaseerd.
TRAINING METADATA
“Verbeter de relevantie, de vindbaarheid en het hergebruik van informatie!” De EIM Specialist-training Metadata laat zien wat (het belang van) metadata is, van welke instrumenten en standaarden je gebruik kunt maken en hoe je metadata succesvol beheert en inzet in je informatiestrategie. De cursist krijgt praktische instrumenten en methodieken om informatie beter vindbaar te maken, te personaliseren en te hergebruiken.
vanaf € 695,- online en vanaf € 595,- p.p. in-company | meer informatie
Docent Erik Hartman legt uit wat deze Specialist-training Metadata inhoudt